Privacyverklaring

Versiedatum: 12 oktober 2026

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens Vastgoedbeheer Keizer verwerkt, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. De verklaring geldt voor iedereen met wie wij te maken hebben: bezoekers van onze website, (toekomstige) verhuurders en opdrachtgevers, woningzoekenden en kandidaat-huurders, en huurders. Ook geldt zij voor onze portalen: het huurdersportaal (huurder.vastgoedbeheerkeizer.nl) en het verhuurdersportaal (verhuurder.vastgoedbeheerkeizer.nl).

1. Wie zijn wij

Vastgoedbeheer Keizer B.V., gevestigd aan de Laan van Westenenk 4, 7336 AZ Apeldoorn, KvK-nummer 69586632, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Wij beheren en verhuren woningen en bedrijfsruimtes namens eigenaren (verhuurders).

Beheren wij een woning voor een eigenaar, dan doen wij dat in opdracht van die eigenaar. Voor de verhuur, het beheer, de huurincasso en onze portalen bepalen wij zelf hoe wij gegevens verwerken; daarvoor zijn wij verantwoordelijk. De eigenaar ontvangt de gegevens die nodig zijn om als verhuurder zijn rol te vervullen (zie hoofdstuk 6) en is voor zijn eigen gebruik daarvan zelf verantwoordelijk.

2. Websitebezoekers en aanvragen via de website

Welke gegevens

• Gegevens die u invult in een formulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw bericht en, afhankelijk van het formulier, informatie over uw vastgoed (aantal eenheden, regio, beheersituatie) of uw woonwensen.
• Bij aanmelding voor de nieuwsbrief: uw e-mailadres, het moment van aanmelding en uw IP-adres (als bewijs van aanmelding).
• Gegevens over uw websitebezoek: bezochte pagina's, verwijzende website, browser, een ingekort IP-adres en het land waaruit u de website bezoekt.

Waarom en op welke grondslag

• Uw aanvraag beantwoorden en contact met u opnemen. Grondslag: de voorbereiding van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om op uw vraag te reageren.
• Nieuwsbrief versturen. Grondslag: uw toestemming. Afmelden kan altijd via de link in elke nieuwsbrief.
• Statistieken om de website te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang; voor analytische cookies van derden vragen wij toestemming.
• Advertenties en het meten daarvan (Google, Meta, OpenAI/ChatGPT). Alleen met uw toestemming via de cookiebanner.
• Misbruik tegengaan: formulieren zijn beveiligd met Google reCAPTCHA. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.

3. Verhuurders en opdrachtgevers

Welke gegevens

• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens (KvK-nummer), gegevens van vertegenwoordigers.
• Bankrekeningnummer, gegevens over uw vastgoed, huurinkomsten, uitbetalingen, facturen en correspondentie.
• Waar nodig een uittreksel van de Kamer van Koophandel en een kopie van een legitimatiebewijs. Deze bewaren wij versleuteld; alleen bevoegde medewerkers kunnen ze openen en elke inzage wordt vastgelegd.
• Inloggegevens en gebruik van het verhuurdersportaal.

Waarom en op welke grondslag

• Het uitvoeren van de beheer- of bemiddelingsovereenkomst: verhuur, onderhoud, huurincasso, uitbetaling van huurpenningen, rapportages en het verhuurdersportaal. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Onze administratie en wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Het benaderen van vastgoedeigenaren die nog geen klant zijn, met gegevens uit openbare bronnen (zoals het Kadaster, de Kamer van Koophandel en LinkedIn) of die u zelf aan ons gaf. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Wilt u niet (meer) benaderd worden, laat het ons weten; dan noteren wij dat en benaderen wij u niet opnieuw.

4. Woningzoekenden en kandidaat-huurders

Zoekt u een woning via ons, dan maakt u een account aan in het huurdersportaal. Hoe wij woningen toewijzen, staat in ons protocol toewijzing verhuurobject.

Welke gegevens

• Account en contact: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum.
• Woonwensen: plaatsen, budget, aantal slaapkamers, gewenste ingangsdatum.
• Wonen en inkomen: huidige woonsituatie, soort inkomen, bruto inkomen per maand, gegevens over uw werk (zoals in dienst sinds, einddatum contract), of u samen huurt (en het soort inkomen van uw partner of medehuurder), of u een garantsteller heeft, huisdieren. Spaargeld of vermogen opgeven is altijd vrijwillig.
• Uw reactie op een woning: bezichtigingen, aanwezigheid, of u de woning wilt huren, gewenste ingangsdatum, aantal personen, uw motivatie en de tekst "Over mij". Op het moment dat u reageert, leggen wij uw profielgegevens vast, zodat achteraf duidelijk is op basis waarvan een keuze is gemaakt.
• Profielfoto: alleen als u die zelf toevoegt. De foto is alleen zichtbaar voor onze medewerkers en gaat nooit naar de verhuurder.
• Als de verhuurder u kiest: de gegevens uit de screening (zie hieronder).
• Bij FSG Living (campus): daarnaast uw geslacht en, als u dat wilt, uw land van herkomst. Deze gegevens gebruiken wij alleen om het verblijf op de campus te organiseren, niet bij de keuze van een huurder.

Wij vragen nooit naar uw nationaliteit, afkomst, geloof, gezondheid, seksuele geaardheid, burgerlijke staat of strafrechtelijk verleden.

Waarom en op welke grondslag

• Woningen aanbieden die passen bij uw wensen, bezichtigingen plannen en u op de hoogte houden. Grondslag: de voorbereiding van een huurovereenkomst op uw verzoek.
• Beoordelen of de woning past bij uw inkomen en situatie, en kandidaten voordragen aan de verhuurder. Grondslag: de voorbereiding van een huurovereenkomst en het gerechtvaardigd belang van ons en de verhuurder bij een verantwoorde verhuur.
• Woningmails over nieuw aanbod. U kunt deze altijd uitzetten in het portaal onder Woonwensen.
• De betaalde aanhuurdienstverlening uitvoeren, als u daarvoor heeft gekozen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Wat ziet de verhuurder

Dragen wij u voor, dan ziet de verhuurder: uw naam, leeftijd, huidige woonsituatie, soort inkomen en inkomen (ook in verhouding tot de huur), gegevens over uw werk, huisdieren, de gewenste ingangsdatum, het aantal personen, uw motivatie en de tekst "Over mij". De verhuurder ziet niet uw e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto of documenten.

Screening na de keuze van de verhuurder

Kiest de verhuurder u, dan controleren wij uw gegevens voordat de huurovereenkomst wordt opgesteld:

• Documenten (zoals legitimatie, werkgeversverklaring, loonstroken) levert u aan via het Digitaal Woningdossier van Vastgoedcheck Nederland. Wij bekijken ze daar; ze worden niet in onze eigen systemen opgeslagen. Wij leggen alleen vast dat een document in orde is en het vastgestelde inkomen.
• Kredietcheck: wij laten via EDR Credit Services controleren of er betalingsachterstanden of schulden bekend zijn. Wij bewaren de uitkomst versleuteld. Een medewerker beoordeelt de uitkomst; een negatieve uitkomst leidt niet automatisch tot afwijzing.
• Controle legitimatiebewijs: via het Verificatie Informatie Systeem (VIS) van BKR controleren wij of uw legitimatiebewijs als gestolen of vermist is opgegeven.
• Verhuurdersverklaring als u nu huurt.

Grondslag: de voorbereiding van de huurovereenkomst en ons gerechtvaardigd belang (en dat van de verhuurder) om huurachterstanden te voorkomen. De verhuurder krijgt alleen de uitkomst van de screening te zien (bijvoorbeeld "inkomen gecontroleerd" en het vastgestelde inkomen), nooit uw documenten of het rapport van de kredietcheck.

5. Huurders

Welke gegevens

• De gegevens uit de huurovereenkomst: naam, geboortedatum, contactgegevens, de gehuurde woning, huurprijs, servicekosten, waarborgsom, looptijd en uw handtekening (digitaal via CM Sign, inclusief tijdstip en IP-adres van ondertekening).
• Bankrekeningnummer, facturen, betalingen, betaalregelingen, herinneringen en, als een achterstand niet wordt opgelost, de overdracht aan een incassobureau.
• Reparatieverzoeken, foto's die u daarbij stuurt, afspraken, inspectierapporten en correspondentie (e-mail, sms, WhatsApp, telefoonnotities).
• Inloggegevens en gebruik van het huurdersportaal.

Waarom en op welke grondslag

• Het uitvoeren van de huurovereenkomst: huur innen, onderhoud en reparaties regelen, communiceren, het einde van de huur afhandelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Het innen van achterstallige huur, zo nodig via een incassobureau. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Administratie en wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht en de verplichtingen uit het huurrecht. Grondslag: wettelijke verplichting.

6. Met wie delen wij gegevens

Wij verkopen geen gegevens. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven.

Partijen met een eigen verantwoordelijkheid

• De verhuurder/eigenaar van de woning (zie hoofdstuk 4 voor wat de verhuurder van kandidaten ziet).
• EDR Credit Services voor de kredietcheck en BKR voor de controle van het legitimatiebewijs.
• Het incassobureau bij een huurachterstand die niet wordt opgelost.
• Aannemers en onderhoudspartijen: naam, adres en telefoonnummer om een reparatie af te spreken.
• Onze accountant en onze bank (ABN AMRO).
• Overheidsinstanties als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld de gemeente in het kader van vroegsignalering van schulden.

Dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers)

Met verwerkers maken wij afspraken (een verwerkersovereenkomst) over beveiliging en geheimhouding.

7. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners (Google, Meta, OpenAI, Anthropic, Mailchimp en Microsoft) zijn gevestigd in de Verenigde Staten of hebben daar servers. Gegevens gaan alleen naar partijen die zijn aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework of waarmee de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie zijn afgesproken.

8. Geautomatiseerde beslissingen

Eén regel wordt automatisch toegepast: u kunt in het portaal alleen een bezichtiging aanvragen als uw opgegeven bruto inkomen (samen met een eventuele partner) minstens 3 keer de kale huur is. Voldoet u daar niet aan, maar is uw situatie anders (bijvoorbeeld met een garantsteller of vermogen)? Neem dan contact met ons op; een medewerker beoordeelt uw situatie. Alle andere beslissingen, zoals wie wordt voorgedragen en de beoordeling van de screening, worden door mensen genomen.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.

10. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen tegen verlies en onbevoegde toegang. Alle verbindingen zijn versleuteld (https). Gevoelige gegevens, zoals e-mailadressen en telefoonnummers van huurders, de uitkomst van kredietchecks, WhatsApp-berichten en documenten van verhuurders, slaan wij versleuteld op. Inloggen in de portalen gaat met een eenmalige code per e-mail of met een wachtwoord en code. Medewerkers hebben alleen toegang tot wat zij voor hun werk nodig hebben.

Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of ziet u aanwijzingen van misbruik? Neem dan direct contact met ons op.

11. Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Analytische cookies van Google en marketingcookies van Google, Meta (Facebook/Instagram) en OpenAI (ChatGPT) plaatsen wij alleen als u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner. U kunt uw keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. De portalen gebruiken alleen functionele cookies (om u ingelogd te houden en de beveiliging).

12. Uw rechten en klachten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (veel gegevens kunt u ook zelf aanpassen in het portaal);
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren (uw account in het huurdersportaal kunt u ook zelf verwijderen);
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (gegevensoverdraagbaarheid);
• een gegeven toestemming in te trekken;
• een beslissing door een medewerker te laten beoordelen.

Stuur uw verzoek naar info@vastgoedbeheerkeizer.nl. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen uzelf te identificeren; stuur daarvoor nooit een kopie van uw paspoort zonder het BSN en de foto af te schermen.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina; de versiedatum staat bovenaan.